Đơn hàng và hoá đơn
Menu trái → Đơn hàng → Hóa đơn. Mỗi hoá đơn là một đơn ở chi nhánh đang mở. Nút Thêm hoá đơn mở quầy (Thu ngân hoặc Bán hàng) để bán đơn mới.
Không xoá hoá đơn. Đơn chỉ đổi trạng thái: huỷ phải chọn lý do, gộp đơn thì đơn nguồn chuyển sang “Đã gộp” và vẫn tra lại được. Tiền hoàn ghi thành lượt hoàn trên hoá đơn gốc.
Bộ lọc
| Số trên ảnh | Trường | Dùng để làm gì | Bắt buộc | Mặc định | Ảnh hưởng tới đâu |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Tìm | Tìm theo số HĐ, bàn, tên / SĐT khách (Bán lẻ: số HĐ, tên / SĐT khách). | Không | — | — |
| 2 | Từ ngày | Khoảng ngày tạo đơn. Ô Chọn nhanh điền sẵn Hôm nay, Hôm qua, Tuần trước, Tháng trước hoặc Năm trước; hoặc tự chọn Từ – Đến. | Không | 7 ngày gần nhất | — |
| 3 | Trạng thái | Chọn một hoặc nhiều: Mới vào, Đang nấu, Đã xong, Đã thu, Đã hủy, Đã gộp. Bán lẻ chỉ có Chưa thanh toán, Đã thu, Đã hủy. | Không | Đã thu | — |
| 4 | Thanh toán | Tiền mặt, Chuyển khoản, Ví điện tử, COD, Sàn trả (đơn app giao đồ ăn do sàn thu hộ). | Không | Tất cả | — |
Phân hệ có sơ đồ bàn (Ẩm thực, Giải trí) có thêm lọc Loại đơn: Tại chỗ / Mang đi. Chi nhánh bật Bán qua app giao đồ ăn (Bán lẻ: Bán qua app) ở Bán hàng & thu tiền có thêm lọc Kênh: Tại quán (Bán lẻ: Tại cửa hàng) hoặc từng app (GrabFood, ShopeeFood, beFood, Xanh SM Ngon). Mở từ báo cáo (bấm vào một số liệu) thì trang tự lọc theo giờ thu và món đã chọn, có nút Bỏ lọc.
Số tổng và bảng
Hàng trên bảng: Số hóa đơn, Doanh thu, Thực thu, Hoàn tiền, TB/hóa đơn theo bộ lọc; dưới đó là tiền thu theo hình thức (Tiền mặt, Chuyển khoản, Ví điện tử, COD, thêm Sàn trả khi có). Quá 10.000 hoá đơn thì không tính tổng tiền: thu hẹp khoảng ngày.
Cột: Số HĐ, Bàn, Loại đơn, Trạng thái, Khách hàng, Số khách (bốn cột này chỉ ở phân hệ có bàn, trừ Trạng thái), SL món, Tổng tiền, Thanh toán, Nhân viên, Giờ tạo, Giờ thu. Bấm tiêu đề cột để sắp xếp; ẩn / hiện cột ở nút cột. Phím j / k chọn dòng, Enter mở, Esc đóng.
Xuất Excel tải file hoa-don.xlsx theo bộ lọc; quá nhiều dòng thì file chỉ gồm phần đầu, thu hẹp ngày để xuất đủ.
Chi tiết hoá đơn
Bấm một dòng để mở Chi tiết hóa đơn ở khung bên phải (link có ?id= để gửi cho người khác).
Khung chi tiết chỉ để xem, không sửa được đơn:
- Đầu khung: Số HĐ và trạng thái; đơn huỷ hoặc đã gộp có thêm dòng lý do huỷ / đơn đích; dưới đó là bàn, số khách (phân hệ có bàn) và khách hàng; rồi Thời gian, Giờ thu, Nhân viên, Người thu.
- Bảng món: Mặt hàng, SL, Giá, T tiền; món đã huỷ nằm cuối bảng, nền đỏ nhạt, kèm lý do và người huỷ. Dưới bảng: Tạm tính, Giờ chơi (Giải trí), Món hủy (Bán lẻ: Sản phẩm hủy), Khuyến mãi, Phụ thu, VAT hoặc Trong đó VAT, Phải thu. Bill có từ 2 đoạn giờ (chuyển bàn) thì mỗi đoạn một hàng Giờ chơi kèm tên bàn.
- Thanh toán: từng lần thu (Tiền mặt, Chuyển khoản…), Thực thu, Còn hoàn nếu đã hoàn một phần.
- Đơn giao qua hãng có khối Vận đơn: mã vận đơn, trạng thái, Thu hộ; người có quyền xem thêm Phí ship, Dự kiến giao và nút Xem vận đơn (xem Vận đơn bên dưới).
- Chủ quán và quản lý có thêm mục Hóa đơn điện tử: đơn đã có hoá đơn điện tử thì hiện thẻ trạng thái; đơn đã thu chưa có thì có nút Xuất hóa đơn điện tử (Hóa đơn điện tử); chi nhánh đã nối VNPT mà đang tắt thì ghi “Hóa đơn điện tử đang tắt cho chi nhánh này” kèm nút Cấu hình VNPT. Người không có quyền quản lý (thu ngân xem lịch sử) chỉ thấy dòng Số HĐĐT khi đơn đã có.
- Đơn đã gộp có nút Mở hóa đơn đích.
- Chép số HĐ ở chân khung. In hóa đơn in lại hoá đơn (thiết bị chưa cài máy in thì nhắc vào Cài đặt › In ấn).
Huỷ đơn, hoàn tiền làm ở quầy hoặc trang Trả hàng & hoàn tiền.
Vận đơn (giao hàng qua hãng)
Đang thử nghiệm (beta). Mục Cài đặt → Giao hàng còn ẩn khỏi menu Cài đặt và ô tìm; muốn nối hãng, vào Đơn hàng → Vận đơn rồi bấm Nối hãng vận chuyển. Hiện chỉ GHN và GHTK dùng được; Ahamove và Viettel Post cần Rivu ký hợp tác với hãng nên chưa dùng được. Rivu chưa thử với tài khoản hãng thật, hãy thử vài đơn nhỏ trước khi dùng thường xuyên.
Đơn mang đi (không phải đơn app giao đồ ăn) có thể gửi qua hãng vận chuyển: Rivu tạo vận đơn bên hãng, theo dõi trạng thái và chốt tiền thu hộ (COD) khi hãng giao xong. Menu trái → Đơn hàng → Vận đơn là danh sách mọi vận đơn của chi nhánh.
Nối hãng vận chuyển
Nút Nối hãng vận chuyển hiện ở trang Vận đơn khi chưa có vận đơn nào, cho người có quyền Vận hành (mặc định chủ quán, quản lý); nó mở Cài đặt → Giao hàng. Chỉ chủ quán và quản lý xem và sửa được trang này (“Chỉ quản lý xem được cấu hình giao hàng”). Mỗi chi nhánh nối tài khoản hãng riêng. Bấm Kiểm tra & lưu: Rivu thử kết nối với hãng rồi mới lưu (“Đã kiểm kết nối và lưu”); Token chỉ ghi, không đọc lại được (để trống ô Token nếu giữ Token cũ).
- GHN: nhập Token và ShopId lấy ở trang tài khoản GHN (một ShopId chỉ dùng cho một chi nhánh). Có thêm Cho xem hàng (mặc định): Không cho xem hàng, Cho xem, không cho thử, hoặc Cho xem và thử.
- GHTK: nhập Token (tạo ở trang Cấu hình API của GHTK) và Mã shop GHTK, rồi khai Địa chỉ lấy hàng: Tên người gửi, SĐT người gửi, Số nhà, đường, Tỉnh / Thành, Phường / Xã; Quận / Huyện chỉ khi hãng yêu cầu. Trạng thái GHTK cập nhật 5–10 phút một lần.
- Cả hai hãng có Người trả phí ship (mặc định): Người nhận trả hoặc Shop trả, và Khối lượng mặc định (gram, tối đa 19.999 g; để trống thì dùng 500 g). Các giá trị này điền sẵn khi tạo vận đơn, sửa lại từng đơn được.
- Dùng hãng này ở chi nhánh: tắt thì không tạo được vận đơn mới, vận đơn đang đi vẫn giữ. Xoá cấu hình không xoá vận đơn đã tạo; muốn dùng lại phải nhập lại Token, và không xoá được khi hãng còn vận đơn đang đi.
Nhận trạng thái ngay từ GHN (không bắt buộc). Không cấu hình thì Rivu vẫn tự cập nhật, chậm hơn 5–10 phút. Muốn nhận ngay, sau khi lưu GHN làm theo khối “Nhận trạng thái ngay”: (1) vào trang tài khoản GHN, mở Cấu hình webhook; (2) ở tab Order, dán URL Rivu hiện ra; (3) thêm header X-Rivu-Ship-Key với khoá bên dưới; (4) lưu, GHN cần khoảng 15 phút để áp dụng. Khoá chỉ hiện một lần ngay sau khi tạo: sao chép ngay, mất thì bấm Tạo khoá mới. Nhiều chi nhánh chung một tài khoản GHN thì chỉ dán được khoá của một chi nhánh, các chi nhánh còn lại cập nhật theo cách chậm hơn.
Tạo vận đơn ở quầy
Nút Giao hàng nằm dưới bill ở quầy Thu ngân, hoặc trong hộp thu tiền ở quầy Bán lẻ. Nút hiện khi đơn là đơn mang đi (không phải đơn app), chưa huỷ / gộp, chưa có vận đơn đang đi và chi nhánh đã nối ít nhất một hãng. Ở Thu ngân còn món mới chưa gửi bếp thì báo “Gửi món mới vào bếp trước khi thu.”
Hộp Giao hàng: Người nhận, Số điện thoại lấy từ khách đã gắn vào đơn, địa chỉ lấy từ địa chỉ đã lưu của khách (sửa lại được); Tỉnh / Thành, Phường / Xã (GHN chọn từ danh sách của GHN, GHTK gõ tay kèm Quận / Huyện khi hãng yêu cầu), Số nhà, đường; Khối lượng, Người trả phí ship điền sẵn từ cài đặt hãng (GHN có thêm Cho xem hàng); Ghi chú cho tài xế. Có hai hãng thì chọn ở Hãng vận chuyển. Bấm Tạo vận đơn.
- Đơn chưa thu: hãng thu hộ đúng số phải thu. Trong lúc chờ, nút Thu tiền bị khoá (“Chờ thu COD qua …”) và đơn không thu ở quầy được. Hãng giao xong thì Rivu tự chốt đơn bằng COD.
- Đơn đã thu: hãng không thu hộ.
- Đơn app giao đồ ăn do tài xế của app giao nên không tạo vận đơn được. Đơn có khoản QR đã về mà chưa ghi thì thu ở quầy trước rồi mới tạo vận đơn.
- Hàng hoàn về mà đơn chưa thu thì Rivu tự huỷ đơn.
Danh sách và chi tiết vận đơn
Bảng Vận đơn: Mã vận đơn, Hãng, Hoá đơn, Người nhận, Thu hộ, Phí ship, Trạng thái, Cập nhật (50 dòng, Xem thêm để tải tiếp; trạng thái tự cập nhật). Bộ lọc Trạng thái: Đang đi, Đã giao, Hoàn hàng, Đã huỷ, Có vấn đề, Lệch thu hộ; và Hãng. Bấm một dòng để mở hộp Vận đơn (cũng mở được bằng Xem vận đơn ở chi tiết hoá đơn, và ngay tại quầy):
- Người nhận, địa chỉ, Thu hộ (số tiền và Chờ thu / Đã chốt đơn / Lệch số tiền), Phí ship kèm người trả, Khối lượng, Dự kiến giao, và các mốc trạng thái.
- Làm mới hỏi lại trạng thái từ hãng; In nhãn (chỉ GHTK, mở nhãn PDF); Thử lại khi vận đơn chưa gửi được sang hãng (Rivu không tạo trùng); Huỷ vận đơn báo huỷ sang hãng, đơn trở lại chưa thu (hãng đã lấy hàng thì không huỷ được).
- Đánh dấu đã giao (cần quyền Vận hành): ghi đã giao theo tay, đơn chưa thu được ghi thu bằng COD. Chỉ dùng khi chắc chắn hãng đã giao.
- Trạng thái Lệch số tiền nghĩa là Rivu chưa tự chốt được COD: thu tay đơn đó bằng COD ở quầy.